Сегодня я получаю в среднем 50-60 e-mail′ов в день. И это не считая спама. Если разделить это количество на 8 часов средней продолжительности рабочего дня, получится, что каждые 8 минут мне приходит новое письмо. Думаю, у вас происходит то же самое. Кроме того, я уверен, что это количество будет расти. Мне пишут друзья, деловые партнеры, сотрудники. Многие из них рассчитывют на немедленный ответ. Но, откровенно говоря, я не отвечаю на e-mail′ы тут же. Я выработал несколько правил, которые помогают мне эффективно работать с почтой, не отвлекаясь при каждом новом e-mail′е. Надеюсь, эти правила пригодятся и вам.
1. Отключить видимые и слышымые сигналы о приходе e-mail′а
Мой компьютер не звенит и не вибрирует при поступлении нового письма. У меня не появляется самораскрывающиеся окошки, словом, если я работаю над документом или веду деловые переговоры, я не знаю о приходе новой почты, и она меня не отвлекает.
2. Планировать работу с почтой
Обычно на работу с почтой у меня запланированы определенные временные промежутки (15-20 минут) в конце каждого второго часа. Однако, иногда работа с почтой планируется на другое время, если, например, часть рабочего времени приходится на встречи в городе.
3. Определять и планировать неоходимость действий по итогам прочтения письма
Иногда действие при прочтении письма можно назвать "принять во внимание", чаще нужно ответить и предоставить ту или иную информацию или просто высказать свое мнение, иногда же ответ на письмо будет связан с дополнительной затратой времени. Тогда я планирую задачу на определенное время, помечаю проектной категорией и сообщаю отправителю, когда именно я смогу заняться этой проблемой.
4. Категоризировать, использовать правила сортировки почты
Outlook (или Entourage, в моем случае) позволяет присваивать письмам категории и применять те или иные правила, например автоматически перемещать письма, по тому или иному критерию в специальные папки. Например, я получаю анонсы книжных новинок ряда интернет–магазинов по интересующей меня тематике. Эти анонсы автоматически перемещаются в папку "Анонсы книг" и я их просматриваю дважды в месяц. Так же организована работа с рассылками некоторых сайтов по менеджменту и маркетингу, на которые я подписан. Нежелательных отправителей, которые шлют мне что-то постоянно против моей воли я сразу помечаю как junk и их почта падает в "мусорную" папку. Если переписка с определенным человеком касается только одного проекта, я создаю правило, согласно которому, все его письма помечаются проектной категорией и становятся, соответственно, доступными для мгновенного просмотра через проектный вид. Иногда я создаю специальную папку "От такого-то" и создаю правило для переноса всех писем от этого человека в эту папку, чтобы они были доступны одним кликом.
5. Договориться о правилах написания subject′ов
Если вы уже сделали "проектные" папки, вы можете договориться с вашими коллегами о том, чтобы они указывали название проекта в subject′е. Тогда вы могли бы настроить правило таким образом, чтобы письмо, касающиеся какого либо проекта автоматически попадало в определенную папку и помечалось определенным проектом.
Кроме того, полезно было бы договориться о сокращениях, удобных для работы с почтой. Например, если письмо не требует ответа, его нужно просто принять к сведению, в subject′е может стоять сокращение БО "без ответа". Если же письмо требует немедленного действия, об этом также можно сказать в subject′е, например ТНД — "требуется немедленное действие".
6. Работа с вложениями
Если я буду возвращаться и работать с вложением, я обычно сохраняю его себе на компьютер, файл переименовываю согласно моей системе наименования файлов (см. Главу "Организация файлов", при необходимости я открываю информацию о файле ("Сведения") и ввожу краткое резюме — о чем этот файл. Это помогает мне мгновенно находить нужные файлы, даже если я точно и не помню, куда я сохранил тот или иной файл или как он называется. Признаться, добавлять резюме к файлу требуется крайне редко, так как свойства файла а также его название и месторасположения обычно дают мне достаточно информации о нем. И конечно, же, если у меня возникает задача "поработать с таким-то файлом", я вношу ее в Outlook.
7. CC
Ваш адрес в СС означает, что вы письмо адресовано не вам, от вас ожидают всего лишь ознакомиться. Для этого можно сделать папку "СС" и знакомиться с этими мейлами, например, один раз в день.
8. Подпись под вашим мейлом
Деловым стандартом считается сообщать свой телефон, адрес офиса, т.е. подпись предстваляет собой микровизитку. Если у вас есть персональный или корпоративный сайт &mdash его адрес тоже будет уместен.
9. Когда вы не можете отвечать на e-mail′ы
Например, вы в командировке или в отпуске. Обязательно установите автоответчик, в котором сообщите время вашего отсутствия и конктактное лицо, к которому можно обращаться в ваше отстутствие. Если вы этого не сделаете, многие из тех, кто не получит от вас ответа, заподозрят вас в невнимательности или невежливости.
В последнее время человечество страдает от электронной почты. Речь идет даже не о спаме, а о "нужном" или "мотивированном" мейлинге. Многие становятся заложниками, психологически зависимыми от почты, не могут жить без нее, проверяют бесконечно свежие письма на мобильных телефонах и PDA (слава Богу, в нашей стране эти технологии пока не так развиты, как, скажем в Северной Америке или Юго–Восточной Азии). Американские корпорации уже начали активных поиск и внедрение инструментов, альтернативных и, в идеале, более эффективных, чем электронная почта.
Хотя, наверное, не стоит забывать — электронная почта — всего лишь инструмент, эффективность использования которого, — вопрос вашей культуры, ваших бизнес–процессов и процедур, ваших привычек и наклонностей.
